Faites le ménage dans votre boîte

Contrairement à ce que le titre de cet article pourrait laisser supposer, vous n’êtes pas en présence d’adeptes du downsizing, ni de fanatiques des allégements de structures. Il s’agit simplement de vous donner quelques conseils afin d’optimiser la gestion de votre boîte à lettres électronique.

Trouver le message important perdu dans votre boîte parmi 300 de ses congénères est chose vraiment fastidieuse, non ? Certes, il existe des outils de recherche assez perfectionnés qui vous aident dans votre tâche. Mais ne vous semble-t-il pas plus aisé d’anticiper et de filtrer automatiquement vos courriers ?

Vous venez de demander à vos adhérents de réagir en leur soumettant le dernier projet de l’association ? Vous êtes régulièrement importuné par un vendeur de soupe électronique ? Vous êtes abonné à plusieurs listes de discussion ?

Possibilité vous est donnée de diriger et de traiter automatiquement ces messages grâce à votre logiciel de messagerie et à sa fonction de filtre. Qu’ils se nomment Outlook express, Netscape Messenger ou Eudora, tous comportent des filtres paramétrables mais que bien peu d’internautes utilisent efficacement.

La première étape consiste à nommer votre règle de filtrage. Il est en effet important de pouvoir l’identifier afin de la modifier ou la supprimer ultérieurement. Puis il vous est demandé de préciser si cette règle s’applique sur le courrier entrant ou sortant. La procédure de filtre s’effectue ensuite en deux temps : vous précisez d’abord les conditions d’applications de la règle et ensuite le traitement qui doit être appliqué.
Par exemple, si dans l’en-tête du message reçu, l’objet contient l’expression «Notre futur projet» (condition), vous pouvez demander à ce que chaque courrier contenant ces termes soit automatiquement dirigé vers un dossier nommé «Réaction des adhérents» (traitement). Ces derniers n’encombreront plus votre boite de réception et vous pourrez consulter ce dossier tout à loisir en étant sûr que la totalité des messages s’y rapportant y figurent.

Bien entendu, pour que le tri s’effectue correctement, chaque adhérent doit répondre à votre courrier en évitant de modifier l’objet initial. Pensez à préciser cette petite règle dans votre message.

Vous pouvez également cumuler les conditions. Par exemple : l’objet doit contenir l’expression «Notre futur projet» et l’émetteur ne doit pas être «toto@assoc.org» (si l’avis du Toto en question ne vous intéresse pas… J)

Vous pouvez également mettre en place plusieurs règles de filtrage. Concernant votre vendeur de soupe, par exemple, vous pouvez demander à ce que tout message comprenant comme expéditeur le nom de domaine «toupourlassoc.com» soit directement envoyé à la poubelle. De même, les messages provenant de listes de discussion pourront être classés en fonction de l’adresse à laquelle sont envoyées les contributions.

Ne sont abordées ici que les règles les plus simples mais sachez que la panoplie des paramétrages possibles peut transformer votre filtre en un outil redoutable d’efficacité.

A vous de jouer…

Philippe Villette